Desde 1988, após a privatização do sistema Telebrás, as empresas que prestam serviço de atendimento ao cliente se popularizaram, ao ponto do setor se tornar parte fundamental para a imagem que a organização tem frente ao público. Contudo, montar uma estrutura de call center que possa alinhar os principais objetivos do negócio de forma eficiente, produtiva e econômica não é tão simples.
Nós da Sincronismo preparamos um artigo para explicar tudo o que é necessário para montar um call center, desde a estrutura, como o plano de negócios, com objetivos e estratégias, até os equipamentos e softwares necessários.
O Que Você Precisa Saber Para Ter Uma Boa Estrutura de Call Center
Antes de pensar nos equipamentos para call center ou os programas para ligações é necessário criar um plano de negócios para que você como empreendedor tenha uma visão macro do mercado em que sua empresa irá se inserir.
Essa primeira etapa inclui tópicos como os serviços que serão oferecidos pelo call center, além de detalhar todas as questões financeiras e de recursos humanos que são fundamentais para o desenvolvimento da empresa.
Em resumo, todos os investimentos, como: material, equipamento, maquinário, pagamento de funcionários, entre outros, devem ser incluídos, além da obrigação de conhecer o perfil do público que você irá atender.
No que se trata a estrutura propriamente dita, o primeiro passo é escolher o lugar. Em um call center a localização não é o mais importante, no entanto, escolher um lugar muito afastado dos grandes centros pode dificultar a contratação de mão de obra qualificada.
Os equipamentos para call center são os próximos itens da lista, essa estrutura vai variar de acordo com o tamanho da empresa:
- Computadores;
- Televisores;
- Gravador de chamadas e storages;
- Telefones e headsets;
- Scanners e impressoras;
- Armários;
- Mesas e cadeiras;
- Softwares específicos.
Dicas Importantes Para Montar Um Call Center
Parte fundamental da estrutura de call center é a escolha dos serviços de atendimento que serão prestados, sendo possível escolher uma série de modelos, tais como:
- SAC ou central de relacionamento;
- Helpdesk;
- Telemarketing;
- Ouvidoria;
- Assessoria de cobranças.
Além disso, o tipo de operação é fundamental, se o call center irá operar com ligações ativas, receptivas ou ambos.
A escolha de profissionais qualificados é outra medida importante. O atendimento ao cliente não é uma tarefa simples e o colaborador deve estar preparado para lidar com as mais diversas situações. Logo, um treinamento adequado deve ser providenciado para tornar os atendentes ainda mais preparados.
Por fim, a documentação necessária antes de abrir as portas é imperativa para o funcionamento do negócio, os principais documentos são:
- CNPJ;
- Folha espelho do IRPF;
- IPTU do imóvel;
- Cópia autenticada do RG e CPG;
- Alvará de funcionamento;
- Cópia do contrato de locação ou compra e venda.
Caso o planejamento seja respeitado, as chances da sua empresa se tornar uma referência de produtividade, eficiência e alta rentabilidade são reais. Prestar um serviço diferenciado faz com que os clientes fiquem satisfeitos e um cliente com esse perfil é o melhor promoter que a sua empresa possa querer.
Para continuar acompanhando conteúdos como esse fique atento às publicações do blog da Sincronismo, toda semana temos novos assuntos do mundo da telecomunicação. Entre em contato para mais informações.
