Uma central telefônica tem por objetivo facilitar a comunicação entre as pessoas a partir de um mesmo ramal, sendo possível efetuar e receber ligações internas e externas, incluindo linhas sem fio. O uso das centrais de telefonia nas empresas se tornou extremamente importante graças ao diferencial de redirecionar chamadas sem a necessidade de um operador ou telefonista de um ramal escolhido automaticamente.
Com o avanço e surgimento de novas tecnologias de telecomunicações, os Call Centers talvez tenham sido os maiores beneficiados. Evoluíram da utilização de uma Central de telefonia analógica, limitada a funções como, transferências de chamadas, seleção automática de linhas e teleconferências apenas, para algo muito mais complexo e abrangente como uma central telefônica virtual.
O Que é uma Central Telefônica Virtual?
Existem diversos tipos de centrais telefônicas, analógica, digital, IP e virtual, basicamente a definição de uma ou outra é feita a partir da escolha do PABX, aparelho responsável pela distribuição das ligações na central.
A maior diferença e vantagem do PABX virtual assim como o termo sugere é o fato de não precisar de um aparelho físico. Isso significa que toda a infraestrutura do Contact Center existe virtualmente, logo, diferentemente das outras centrais, o Call Center virtual não possui uma estrutura física.
Em outras palavras, a central de telefonia virtual utiliza um software que “simula” um PABX, exercendo as mesmas funções, um programa com uma interface simples de gerenciamento que funciona em nuvem, podendo ser instalado em qualquer dispositivo eletrônico com acesso a internet. Com isso, esse tipo de modelo de negócio opera com colaboradores remotos e toda estrutura é baseada no software como serviço, Saas, (Software as a Service), promovendo uma grande economia de custos e vantagens que as outras centrais não conseguem obter.
Como Instalar uma Central de Telefonia Virtual
Antes de realizar a instalação de uma central de telefonia virtual é necessário levar em consideração alguns aspectos cruciais para a sua viabilidade.
O primeiro passo é a escolha da empresa contratada. Como a Central Telefônica virtual é dependente da infraestrutura fornecida por um software, a contratação do mesmo deve ser feito de modo a levar em consideração as maiores necessidades da sua empresa. Um exemplo é o equipamento dos colaboradores, os agentes contratados devem possuir computadores que atendam a requisitos mínimos para o funcionamento satisfatório do software, logo, um programa que exija uma configuração avançada dos computadores pode não ser a melhor escolha.
Além disso, a escolha de um software cujo trabalho de manutenção esteja incluso é a solução ideal.
O segundo passo diz respeito à verificação do link de dados, ou seja, a velocidade da banda larga. Por ser um serviço baseado em cloud computing, o acesso intermitente de qualidade à internet é indispensável. Outro ponto a ser considerado é a quantidade de colaboradores, quanto maior for o número de computadores ligados à sua central melhor deve ser a conexão.
Essas são a base para instalação bem sucedida da Central Telefônica virtual, porém não são as únicas preocupações. Com o trabalho à distância, os funcionários precisam ser ainda mais autônomos e para tal precisam ser melhores preparados. Por esse motivo um investimento em treinamentos tanto operacionais quanto de uso de sistemas deve ser uma prioridade.
Por fim, para prosperar é preciso investir em uma comunicação interna forte. A central de telefonia virtual pode ser sedutora, pois os preços de implementação e manutenção são bem menores, contudo, a distância pode transformar a comunicação interna em uma fraqueza. Por esse motivo, tomar medidas que garantam o engajamento do colaborador com a empresa e que faça com que ele absorva a cultura corporativa é uma ótima saída.
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