Em qualquer segmento cuja produtividade é imperativa para o bom andamento dos processos, a gestão de tempo é fundamental e no call center não é diferente. Quanto melhor administrado o tempo for, maior será o número de ligações atendidas e consequentemente maior será a receita da empresa.
Selecionamos algumas vantagens em realizar uma gestão eficiente do tempo gasto em uma operação de call center, através de medidas estratégicas que incluem tanto mudanças organizacionais como a escolha de equipamentos. Confira:
Como Ter Uma Gestão de Tempo Eficiente no Call Center
Para realizar uma gestão de tempo eficiente é necessário primeiro saber o quadro atual da empresa, entender a realidade da produtividade para descobrir o que poderia ser melhorado. Isso deve ser feito por pessoas que possuam uma visão afiada do dia a dia da operação, visto que muitas vezes o problema pode até mesmo ser externo.
Uma vez que se tenha ciência da real situação do call center é hora de tomar as medidas necessárias para otimização do tempo médio gasto e as atitudes mais eficientes incluem:
- Criar prioridades: Parte de uma boa gestão é saber o que é ou não importante. Manter uma lógica na produção quando há muitas tarefas a serem feitas é fundamental para simplificar os processos e ganhar tempo;
- Faça um planejamento antecipado: Solicitar que os seus colaboradores façam uma lista com o planejamento da semana seguinte das tarefas a serem executadas, não só ajuda no controle de tempo, como também melhora de forma significativa a produtividade da equipe como um todo;
- Utilize a tecnologia VoIP: Em uma ligação com tecnologia comum de aproximadamente 15 minutos, o tempo gasto apenas com a transmissão de dados é de 10 minutos em média, a uma velocidade de 128kb/s. Enquanto isso, a mesma ligação no sistema de telefonia VoIP os 15 minutos de ligação tem um tempo de transmissão de aproximadamente 5,1 minutos e a velocidade é de 64 kbs/s, isso significa que no final da semana os funcionários terão ganho ao menos 4 horas a mais de ligações, um aumento substancial na gestão de tempo;
- Uma gestão completa é o melhor caminho: Gerir o call center atentando-se a todos os pontos que possam prejudicar a operação é a forma mais eficiente para evitar que isso afete o tempo de atendimento como um todo. Por esse motivo, a contratação de funcionários que estejam alinhados com as ideias da empresa e realizar investimentos em treinamentos são um ótimo caminho, por exemplo.
Além disso, estabelecer metas de curto, médio e longo prazo é outra forma de se manter sempre atento, assim, erros simples não tornam a acontecer.
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