A gestão de telefonia de uma empresa é um assunto a que muitas vezes não se dá a importância devida. É comum que não haja um controle em relação a isso, o que pode ocasionar em custos extras, que prejudicam a empresa e impedem seu desenvolvimento saudável e sustentável.
Vários erros podem ser cometidos nesse aspecto. Para evitar que sua empresa enfrente problemas devido a uma gestão de telefonia feita de maneira equivocada, confira os principais problemas e evite-os a todo custo para manter a estabilidade financeira da empresa e garantir que ela tenha todos os recursos telefônicos necessários para que desempenhe seu trabalho adequadamente.
Erros Mais Comuns na Gestão de Telefonia
Não Considerar Todas as Opções do Mercado
São muitas as opções de sistemas de telefonia disponíveis no mercado. Infelizmente, um dos erros de gestão mais comuns é limitar essas opções mesmo antes de conhecer quais são as funcionalidades e diferenciais de cada uma delas, já que geralmente as pessoas têm medo de sistemas que não conhecem ou até mesmo preconceito com certos sistemas.
O grande problema é que a maior parte desses preconceitos é infundada. Por mais que cada sistema possua um campo de aplicação mais específico, são diversas variantes que podem ser encontradas no mercado, inclusive com sistemas híbridos, que aliam a tecnologia VoIP à sistemas de PABX tradicionais.
Ao invés de limitar as opções a se considerar mesmo antes de começar, o mais recomendável é considerar tudo o que a empresa precisa de um sistema de telefonia. Algumas das necessidades podem ser as seguintes:
- Operação da empresa em diferentes localidades;
- Trabalhadores móveis e remotos;
- Quantidade de funcionários;
- Disponibilidade de orçamento;
- Velocidade do retorno sobre o investimento feito;
- Necessidade de aumentar a eficiência ou reduzir os custos;
- Entre outros.
Ao ter essas necessidades bem definidas, a escolha do sistema mais adequado poderá ser feita de forma muito mais prática e assertiva.
Evitar Novas Tecnologias
Esse erro é diretamente relacionado com o anterior. Empresas de todos os segmentos são suscetíveis a temer novas tecnologias, exatamente pelo medo daquilo que elas não conhecem. Porém, a adoção dessas tecnologias pode facilitar consideravelmente os serviços da empresa e auxiliar em seu crescimento.
Alguns dos motivos que levam muitas pessoas e empresas a evitarem novas tecnologias é a crença de que elas são mais caras, menos seguras ou apresentam menos qualidade do que as atuais, embora isso não seja verdade. Por isso, é imprescindível compreender como funciona cada tecnologia antes de julgar se ela é ou não adequada para as necessidades da empresa.
Investir em um Sistema Telefônico que Não é Escalável
Determinadas empresas adquirem um novo sistema telefônico pensando apenas em seu momento atual, sem considerar a eventualidade de precisar acrescentar ou diminuir a quantidade de linhas, o que é um erro grave. Em um curto período de tempo pode ser necessário modificar a quantidade de linhas ou os serviços contratados, o que pode ser algo bastante complicado quando se trata de determinados sistemas telefônicos.
Se a empresa possui planos de se expandir, a solução ideal é que a gestão de tecnologia faça a contratação de um sistema telefônico que é capaz de ser uma plataforma centralizada para escritório em diferentes localidades. Assim, não será necessário instalar um sistema de telefonia totalmente novo em cada um dos escritórios que for aberto.
Opte Pela Tecnologia VoIP
A tecnologia VoIP é bastante acessível e prática. Sua instalação não demanda nenhum procedimento especial ou complicado, basta que sejam solicitadas algumas adaptações por parte da equipe de TI da empresa. Uma conexão de dados rápida e estável é a principal necessidade de um sistema de telefonia VoIP.
Essa tecnologia é bastante econômica, permite acrescentar e retirar serviços e usuários com facilidade e possui uma manutenção muito simples. Para que ela seja utilizada em sua plenitude, é essencial contar com uma empresa especializada no ramo, que seja capaz de oferecer tudo o que o cliente necessita
A Sincronismo é uma empresa que oferece soluções de <a href=”https://www.sincronismo.com.br/blog/onde-a-tecnologia-voip-esta-presente-atualmente/” targetmig=”_blank”>tecnologia VoIP</a> altamente eficientes e que podem tornar as operações de empresas de todos os portes e segmentos muito mais práticas. O investimento nesse tipo de tecnologia por parte da equipe de gestão de telefonia é capaz de alavancar os negócios, reduzir custos e proporcionar um atendimento ainda melhor aos clientes, quanto antes for feita sua instalação!
